Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Responsable del tratamiento

BridgeLedger Solutions es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados mediante este sitio web, sus formularios y sus canales directos de comunicación.

• Nombre comercial: BridgeLedger Solutions
• Centro de operaciones: Pereira, Risaralda, Colombia
• Área principal de servicio: Florida y New Jersey, Estados Unidos
• Correo electrónico: contact@bridgeledgersolutions.com
• Teléfono y WhatsApp: +1 (305) 735-3017

Las solicitudes relacionadas con privacidad, acceso, actualización, corrección o eliminación de información pueden enviarse a los datos de contacto anteriores.

Información que recopilamos

Información enviada mediante formularios

Cuando una persona completa un formulario de contacto podemos recopilar:

• Nombre y apellido.
• Nombre legal o comercial de la empresa.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Estado o ubicación de la empresa.
• Industria o actividad económica.
• Software contable utilizado.
• Volumen aproximado de transacciones.
• Servicio solicitado.
• Información incluida voluntariamente en el mensaje.

Información recibida mediante WhatsApp

Cuando una persona se comunica con BridgeLedger Solutions por WhatsApp podemos recibir su nombre, número de teléfono, mensajes, notas de voz y archivos enviados voluntariamente.

El funcionamiento de WhatsApp también se encuentra sujeto a los términos y políticas de privacidad establecidos por WhatsApp y Meta.

Información técnica

El proveedor de alojamiento del sitio puede registrar información técnica básica necesaria para operar y proteger la página, como la dirección IP, el navegador, el dispositivo, la fecha de acceso y registros técnicos de seguridad.

Para qué utilizamos la información

BridgeLedger Solutions puede utilizar la información para:

• Responder solicitudes de información.
• Coordinar consultas iniciales.
• Evaluar las necesidades generales de una empresa.
• Preparar propuestas y cotizaciones.
• Gestionar la relación comercial y contractual.
• Prestar servicios de bookkeeping y apoyo contable.
• Organizar y procesar documentación autorizada.
• Realizar categorizaciones y conciliaciones.
• Preparar reportes financieros.
• Comunicarnos sobre tareas, preguntas y entregables.
• Coordinar información con el CPA autorizado por el cliente.
• Atender solicitudes, correcciones o reclamaciones.
• Prevenir accesos no autorizados y actividades fraudulentas.
• Cumplir obligaciones contractuales y legales aplicables.

No utilizamos los documentos financieros para finalidades diferentes de la prestación del servicio autorizado, salvo que exista una obligación legal o una autorización adicional.

Autorización para tratar los datos

Cuando la legislación aplicable lo requiera, BridgeLedger Solutions solicitará una autorización previa e informada para recopilar, utilizar, almacenar o compartir datos personales.

La autorización puede obtenerse mediante una casilla de aceptación, un contrato, un correo electrónico, una confirmación por WhatsApp u otro mecanismo que permita demostrar la decisión del titular.

El titular puede solicitar la revocación de su autorización cuando no exista una obligación contractual o legal que requiera conservar o continuar tratando la información.

Documentos financieros y comerciales

Para prestar los servicios contratados podemos recibir:

• Estados de cuenta bancarios.
• Estados de tarjetas empresariales.
• Facturas, recibos y comprobantes.
• Registros de ingresos y gastos.
• Información de cuentas por cobrar y pagar.
• Reportes de nómina.
• Documentos relacionados con contratistas.
• Archivos exportados desde QuickBooks Online.
• Reportes contables y financieros.
• Otra documentación necesaria para el alcance contratado.

La entrega de documentos financieros debe realizarse únicamente mediante las carpetas o plataformas que BridgeLedger Solutions habilite para el cliente.

Proveedores y terceros autorizados

BridgeLedger Solutions no vende ni alquila información personal.

Podemos permitir acceso limitado a información cuando sea necesario para operar el servicio, incluyendo:

• Miembros autorizados del equipo.
• Proveedores de alojamiento web.
• Plataformas de correo electrónico.
• Plataformas de comunicación.
• Sistemas de almacenamiento documental.
• Software contable y administrativo.
• Proveedores técnicos sujetos a obligaciones de seguridad.
• Asesores profesionales sujetos a confidencialidad.
• Autoridades cuando exista una obligación legal.

Cada proveedor debe recibir únicamente la información necesaria para cumplir la función autorizada.

Procesamiento internacional

BridgeLedger Solutions presta servicios remotos a empresas en Estados Unidos mediante un equipo de operaciones ubicado en Pereira, Colombia.

Como resultado, determinados datos pueden ser procesados o almacenados en Colombia, Estados Unidos u otros países en los que operen nuestros proveedores tecnológicos.

Cuando corresponda, utilizaremos medidas contractuales, administrativas y técnicas razonables para proteger la información durante su transferencia o transmisión internacional.

Medidas de seguridad

Debido a la naturaleza de los servicios de bookkeeping, algunos archivos pueden contener información comercial o financiera confidencial.

BridgeLedger Solutions aplica medidas razonables según la naturaleza de la información y el alcance del servicio.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta. Por esta razón, los clientes también deben proteger sus credenciales y utilizar únicamente los canales aprobados.

Conservación de la información

Conservaremos la información durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Responder una solicitud.
• Prestar el servicio contratado.
• Mantener registros administrativos.
• Atender preguntas o reclamaciones.
• Cumplir obligaciones contractuales o legales.
• Proteger los derechos de BridgeLedger Solutions.
• Mantener evidencia de las autorizaciones recibidas.

Cuando la información ya no sea necesaria, podrá ser eliminada, bloqueada, anonimizada o archivada de acuerdo con los procesos internos y las obligaciones legales aplicables.

Derechos de los titulares

Dependiendo de la legislación aplicable, el titular puede solicitar:

• Conocer si tratamos información relacionada con él.
• Acceder a sus datos personales.
• Actualizar información incompleta.
• Corregir información incorrecta.
• Conocer las finalidades del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar una autorización cuando sea procedente.
• Solicitar la eliminación de información.
• Oponerse a determinados usos permitidos por la ley.
• Solicitar el cese de comunicaciones promocionales.
• Presentar una reclamación ante la autoridad competente.

Algunos derechos pueden estar sujetos a limitaciones cuando la información deba conservarse para ejecutar un contrato, cumplir una obligación legal o proteger derechos legítimos.

Cómo presentar una solicitud

Para realizar una consulta, solicitar una corrección o presentar una reclamación, escriba a:

Correo electrónico: contact@bridgeledgersolutions.com

La solicitud debe incluir, cuando corresponda:

• Nombre completo del titular.
• Medio para recibir la respuesta.
• Descripción clara de la solicitud.
• Información necesaria para verificar la identidad.
• Documentos que respalden la petición.

Podremos solicitar información adicional cuando sea necesario para verificar la identidad y evitar que los datos sean entregados o modificados por una persona no autorizada.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

Información de empleados, clientes y proveedores

Los documentos entregados por un cliente pueden contener datos personales de empleados, contratistas, proveedores, clientes u otras personas.

El cliente es responsable de contar con las autorizaciones, permisos o fundamentos legales necesarios para entregar esa información a BridgeLedger Solutions.

Utilizaremos esos datos únicamente para ejecutar las tareas autorizadas dentro del alcance del servicio.

Información de menores de edad

Los servicios de BridgeLedger Solutions están dirigidos a empresas y personas adultas.

No recopilamos intencionalmente información personal de menores. Cuando tengamos conocimiento de que se recibió información de un menor sin la autorización requerida, tomaremos medidas razonables para eliminarla.

Plataformas y enlaces externos

El sitio puede incluir enlaces hacia WhatsApp, redes sociales, plataformas de videoconferencia u otros servicios externos.

BridgeLedger Solutions no controla las prácticas de privacidad de esos terceros. Recomendamos revisar sus políticas antes de entregar información directamente en sus plataformas.

Incidentes de seguridad

Cuando identifiquemos un incidente que pueda comprometer información personal o financiera, evaluaremos su alcance y adoptaremos medidas razonables para:

• Contener el incidente.
• Investigar lo sucedido.
• Proteger los sistemas o archivos afectados.
• Corregir accesos o permisos.
• Reducir la posibilidad de que el incidente se repita.
• Notificar a clientes, titulares o autoridades cuando sea legalmente requerido.

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando cambien nuestros servicios, procesos, proveedores o responsabilidades legales.

La versión vigente será publicada en esta página e indicará la fecha de la última actualización.

Cuando un cambio sea importante, podremos comunicarlo mediante el sitio web, correo electrónico u otro canal apropiado.